הפעלת מוקד שירות היא משימה מורכבת שמחייבת התייחסות לשורה ארוכה של נושאים. ראשית, העובדים במוקד נדרשים להכיר היטב את המוצרים או השירותים של העסק. רק היכרות עם המוצרים והשירותים יכולה לאפשר לעובדים לענות על השאלות הנפוצות ולהפוך לקוחות ארעיים ללקוחות קבועים. על מנת להבטיח שהעובדים יכירו את השירותים והמוצרים של העסק, בעל העסק נדרש לדאוג לתהליך ארוך של הכשרה והסמכה.
שנית, רצוי להפעיל מוקד שירות לפי הדרישות של הלקוחות. כדאי להישאר עם אצבע על הדופק כדי לקבל פידבקים מהלקוחות ולבצע את ההתאמות הנדרשות. כך למשל ניתן להרחיב את כמות העובדים במוקד השירות לקראת תקופות עמוסות, אך להקטין אותם בתקופות רגועות יותר. מעקב אחר דרישות העובדים והתאמת המוקד לפעילות העסקית עוזרים לחיסכון בהוצאות ועוזרים לשמור על מסגרת התקציב.
החשיבות של מוקד שירות
בעלי עסקים צריכים להבין את החשיבות של מוקד שירות על מנת להפעיל אותם בצורה נכונה. אי אפשר לשמור על קשר עם לקוחות בלי להציע להם מוקד שאליו הם יכולים לחייג, לשלוח דואר אלקטרוני או לפנות בכתב באמצעות פקס או דואר. המוקד הוא הדרך הנוחה והזמינה ביותר לספק את השירות באופן יעיל לכל הצדדים המעורבים. בנוסף, המוקד הוא כלי שבעזרתו ניתן לבדל את שירותי ומוצרי העסק מול המתחרים.
הפעלה נכונה של מוקד שירות מחייבת מיומנות וניסיון. בעלי עסקים צריכים להתאזר בסבלנות בתקופה הראשונה של הפעלת המוקד, או לפנות לשירות שניתן במסלול של מיקור חוץ. מיקור חוץ מאפשר לקבל שירותי מענה טלפוני על ידי חברה חיצונית ובלי לגייס את העובדים לעסק עצמו. שירותי מיקור חוץ ניתנים על ידי חברות שונות והם מתאימים לגופים במגזר הפרטי או הציבורי.
אלה לויס 
אתם חייבים להיות מחוברים על מנת לשלוח תגובה.